Arsip memiliki peran sangat penting sebagai penyedia informasi yang diperlukan organisasi untuk pengambilan keputusan. Penanganan kearsipan ini semakin terasa penting ketika kebutuhan akan penyediaan informasi yang tepat waktu, lengkap, cepat dan akurat untuk kepentingan organisasi semakin meningkat. Pegawai yang bertugas di bidang kearsipan harus memiliki pengetahuan dalam system penataan arsip agar dapat memberikan pelayanan adalam penyimpanan arsip dan mampu menyediakan informasi secara tepat waktu, lengkap, cepat dan akurat kepada yang membutuhkan informasi, terutama pimpinan. Sebaliknya, apabila seseorang pegawai tidak memiliki pemahaman tentang kearsipan, ia akan menemui hambatan besar pada dirinya sendiri dan organisasi, dan sistem kearsipan tidak akan menjadi efektif.//yn